Las 6 mejores alternativas a Trello para la gestión de proyectos (gratuitas y de pago)

Trello irrumpió en el mundo de la gestión de proyectos como una tormenta con sus tableros visuales de estilo Kanban y su interfaz de arrastrar y soltar. Rápidamente ganó popularidad entre particulares y equipos de todos los sectores, al ofrecer una manera sencilla de organizar tareas, gestionar la organización de los proyectos y hacer seguimiento del avance de los proyectos mediante una gestión eficaz de las tareas.

Cuando Atlassian adquirió Trello en 2017, sus usuarios avanzados expresaron su preocupación y calificaron la adquisición de «deprimente». (source)

Por qué la gente busca una alternativa a Trello

El recorrido de Trello, que pasó de ser una herramienta muy apreciada a un producto integrado en una suite, sigue una trayectoria conocida en el mundo de la tecnología:

• Cambios en la empresa: la adquisición de Trello por parte de Atlassian en 2017 marcó el inicio de cambios en la dirección del producto.
• Problemas de rendimiento: ya en 2018, los usuarios comenzaron a reportar ralentizaciones, sobre todo con tableros grandes o con múltiples integraciones. (source)
• Limitaciones de funciones: a medida que los proyectos se volvían más complejos y los equipos necesitaban gestionar varios proyectos, la simplicidad de Trello se convirtió en un inconveniente.
• Los equipos en crecimiento se encontraron necesitando funciones avanzadas que Trello no ofrecía.
• Preocupaciones por los precios: los cambios recientes en la estructura de precios de Trello llevaron a muchos a cuestionar su valor, en particular para particulares y equipos pequeños.
• Opciones variadas: muchos usuarios han descubierto que otras herramientas ofrecen funciones más robustas y un mejor rendimiento, lo que las convierte en alternativas viables a Trello.

Alternativas gratuitas

1. Plaky

Plaky, que forma parte de la suite de software de cake.com, es un software de gestión de proyectos fiable con modelos de precios extremadamente generosos.

Lo que me gusta

• Todas las vistas por defecto. Plaky ofrece tableros Kanban, vistas de lista y diagramas de Gantt. También incluye dependencias entre tareas, campos personalizados y funciones básicas de automatización, ofreciendo todo lo esencial para la gestión de proyectos sin coste.
• Rápido: el producto es rápido y ágil. Aunque la interfaz y el sistema de colores podrían mejorar, el producto es fiable. Me imagino usándolo para el trabajo diario.
• Incluso los planes de pago son bastante buenos. El primer plan de pago de Plaky cuesta solo 3,99 $/mes y va más allá de su suite esencial. Desbloquea un par de funciones y conserva tu actividad y tus datos durante más tiempo.

2. Nifty

Nifty va más allá de los tableros de Trello. Te ofrece una verdadera planificación de proyectos, colaboración y seguimiento, todo en un mismo lugar, y sigue siendo fácil de usar.

Lo que me gusta:

Pensado para equipos reales: a diferencia de la simplicidad basada en tarjetas de Trello, Nifty te ofrece varias vistas de proyecto (Kanban, Lista, Cronología, Calendario) para que puedas planificar de verdad, no solo mover tarjetas.

Un espacio de trabajo, muchas herramientas: con chats, documentos, seguimiento del tiempo y definición de objetivos integrados, Nifty reduce la necesidad de hacer malabares con cinco herramientas distintas. Todo está en un mismo lugar, lo que mantiene tu flujo de trabajo... pues eso, fluyendo.

Un seguimiento del avance que tiene sentido: la estructura de Nifty orientada a hitos te ayuda a conectar las tareas con los resultados. No se trata solo de marcar casillas, sino de avanzar de verdad.

3. Focalboard

Focalboard es una herramienta de gestión de proyectos de código abierto desarrollada por Mattermost, diseñada como una alternativa autoalojada a Trello y Notion.

Lo que me gusta

• Vistas versátiles: Focalboard ofrece varias formas de visualizar tu trabajo, incluidos tableros Kanban, tablas y vistas de galería. Esta flexibilidad permite a los equipos adaptar la herramienta a su flujo de trabajo preferido.
• Integración con Mattermost: para los equipos que ya usan Mattermost para comunicarse, Focalboard se integra a la perfección, creando un espacio de trabajo unificado para la colaboración y la gestión de proyectos.
• Aplicaciones de escritorio y web: a diferencia de algunas alternativas de código abierto, Focalboard ofrece aplicaciones tanto de escritorio como web, lo que la hace accesible en distintas plataformas y entornos de trabajo.
• Propiedades personalizables: puedes crear propiedades personalizadas para tus tareas, lo que permite un seguimiento de proyectos detallado y a medida que va más allá de la funcionalidad Kanban básica.
• Seguimiento del rendimiento: Focalboard incluye funciones para hacer seguimiento del rendimiento de los proyectos, como informes de avance y mapeo de la carga de trabajo, que ayudan a los equipos a entender y mejorar la eficacia de sus proyectos.

Si buscas una alternativa a Trello gratuita y personalizable, Focalboard podría ser tu respuesta. Apreciarás su versatilidad y su integración con Mattermost si ya lo usas.

Ten en cuenta que, al ser una herramienta más reciente, podrías encontrar menos funciones que en alternativas más consolidadas. Si no tienes mucha soltura técnica, configurar una solución autoalojada podría resultar complicado.

Focalboard es ideal si valoras el software de código abierto y quieres tener más control sobre tu herramienta de gestión de proyectos.

Alternativas de pago

1. ClickUp

ClickUp es una herramienta todo en uno por excelencia y un gran competidor en el mundo de la gestión de proyectos. Los precios comienzan en 5 $/usuario/mes (facturación anual)

Lo que me gusta

• Vistas flexibles: cambia fácilmente entre tableros, listas, calendarios y diagramas de Gantt. No estás limitado a una sola forma de trabajar.
• Muchas funciones: dispones de enlaces entre tareas, seguimiento del tiempo, campos personalizados, automatizaciones y la posibilidad de asignar tareas, todo en un mismo lugar. ClickUp te ofrece muchas herramientas para la gestión de proyectos.
• Buena relación calidad-precio: ClickUp ofrece mucho sin costar demasiado. Obtienes funciones de gama alta a un precio justo.

Posible inconveniente

• Puede ser demasiado: como uno de los grandes nombres de las herramientas de productividad, ClickUp no deja de añadir funciones nuevas para cubrir todos los aspectos de tu trabajo. Este enfoque tan amplio puede hacer que la herramienta resulte difícil de usar a veces.

ClickUp quiere ser tu herramienta de referencia para todas las tareas de trabajo, intentando reemplazar muchas otras aplicaciones que quizá utilices. Aunque esto te da opciones potentes, también significa que lleva más tiempo aprender a usarlo. La herramienta funciona mejor para quienes dedican tiempo a explorarla y configurarla según sus necesidades, mientras que los usuarios ocasionales podrían encontrarla demasiado compleja.

2. Asana

Asana es una herramienta de gestión de proyectos limpia con una interfaz cuidada. Es más madura como producto que ClickUp. Su madurez se nota en que sus vistas de proyecto se centran en los hitos. Los precios comienzan en 10,99 $/usuario/mes (facturación anual)

Lo que me gusta

• Diseño limpio: la interfaz de Asana es sencilla y fácil de usar. No perderás tiempo buscando dónde están las cosas.
• Creador de flujos de trabajo: puedes crear flujos de trabajo personalizados y configurar reglas para automatizar tareas rutinarias. Esto ahorra tiempo y reduce los errores.
• Informes sólidos: Asana te ofrece información clara sobre el avance de los proyectos y la productividad del equipo. Puedes ver fácilmente qué funciona y qué no.

Posible inconveniente

• Coste más alto: Asana es más cara que algunas otras opciones. Esto puede ser un problema si tienes un presupuesto ajustado, sobre todo para equipos grandes.

Asana destaca por su equilibrio entre potencia y simplicidad. Es menos abrumadora que ClickUp pero aun así ofrece funciones avanzadas. La herramienta brilla en la gestión de proyectos complejos entre distintos equipos. Sin embargo, su precio más alto significa que debes estar seguro de que vas a usar suficientes de sus funciones para justificar el coste.

Asana funciona bien para empresas de tamaño mediano a grande que necesitan una herramienta robusta y fácil de usar para la gestión de proyectos. Es especialmente buena si quieres mejorar la coordinación del equipo y tener una visión clara de la salud general de los proyectos.

3. Monday.com

Monday.com es una herramienta de gestión de proyectos colorida que hace que el trabajo sea visual. Su fuerza reside en convertir tareas complejas en tableros sencillos y llamativos. La plataforma brilla en los ámbitos creativos y en los equipos de marketing, donde la planificación visual es clave. Los precios comienzan en 9 $/puesto/mes

Lo que me gusta

• Diseño llamativo: la interfaz colorida de Monday.com hace que la gestión de proyectos sea más atractiva. Puede que incluso disfrutes usándola.
• Plantillas listas para usar: empieza rápidamente con configuraciones predefinidas, o crea las tuyas para que se ajusten exactamente a tus necesidades.
• Se lleva bien con los demás: Monday.com se conecta sin problemas con muchas herramientas populares como Slack, Google Drive y Zoom. Esto te ayuda a crear un flujo de trabajo fluido.

Posible inconveniente

• Mínimo de tres usuarios: no puedes contratar planes de pago si tienes menos de tres usuarios. Esto la hace menos adecuada para equipos muy pequeños o para quienes trabajan en solitario.

Monday.com destaca por hacer que un trabajo complejo resulte visualmente sencillo. Es estupenda para equipos que quieren una herramienta más moderna y con menos aire corporativo. La plataforma es lo bastante flexible para gestionar distintos tipos de proyectos, desde campañas de marketing hasta desarrollo de software.

4. Linear

En Slite usamos Linear como nuestra principal herramienta de gestión de proyectos, y ha supuesto un cambio radical para nuestro equipo. Comprobarás que logra un excelente equilibrio entre simplicidad y potencia, y por eso lo elegimos tras probar otras opciones diversas.

Nuestro camino hacia Linear no fue directo. Empezamos con Trello, que resultaba demasiado básico para nuestras necesidades, esencialmente un simple tablero Kanban algo elaborado. Luego nos pasamos de frenada con ClickUp, que tenía todas las funciones imaginables pero se volvió demasiado complejo para una adopción amplia en nuestro equipo.

Linear dio en el clavo para nosotros. Apreciarás su diseño limpio y su rendimiento vertiginoso. Nuestro equipo técnico, dirigido por nuestro CTO Pierre, está «sumamente satisfecho» con él.

Esto es lo que nos encanta de Linear:

• La interfaz es rapidísima y receptiva, lo que hace que el uso diario sea muy cómodo
• Puedes configurar flujos de trabajo automatizados con facilidad, lo que ahorra tiempo en tareas repetitivas
• Si eres desarrollador, te encantará la integración con GitHub, es totalmente fluida
• Confiamos en sus actualizaciones y notificaciones en tiempo real para estar al tanto de las incidencias

Hemos integrado Linear a fondo en nuestro flujo de trabajo. Te resultará especialmente útil para la clasificación colaborativa de incidencias. Como señala Pierre: «Dedicamos bastante tiempo a la herramienta para clasificar las incidencias de forma colaborativa. Es instantáneo, y podemos centrarnos en las incidencias en sí y no en el doloroso proceso de saltar entre decenas de incidencias».

También hemos configurado alertas en tiempo real en Slack cuando se crean errores en Linear. Esto mantiene a todo el mundo informado y nos ayuda a resolver las incidencias con rapidez. Además, lo hemos conectado con Intercom, de modo que cuando un usuario reporta un error, este se crea automáticamente en Linear con la conversación de Intercom adjunta para dar contexto.

Nuestro equipo está tan acostumbrado a Linear que nuestro equipo de Go To Market (GTM) ha empezado a usar Linear también para sus tareas:

Quizá te preguntes cómo usamos Linear junto con Slite. Mientras Linear gestiona nuestras tareas de proyecto, usamos Slite para una documentación completa. Incrustamos las tarjetas de Linear directamente en nuestros documentos de Slite, lo que da a todos un acceso sencillo al estado de los proyectos a la vez que permite al equipo de desarrollo usar Linear para un seguimiento detallado.

Los precios comienzan en 8 $/usuario/mes (facturación anual), y existe un plan gratuito que puedes probar si tienes un equipo pequeño.

Si valoras la velocidad y la simplicidad en tu gestión de proyectos, sobre todo si trabajas en tecnología, creemos que Linear te resultará tan útil como a nosotros. Es lo bastante potente para nuestros desarrolladores y, a la vez, lo bastante sencillo para todos los demás, y por eso se ha convertido en una parte esencial de nuestro conjunto de herramientas en Slite.

5. ProofHub

ProofHub es un software todo en uno de gestión de proyectos y colaboración en equipo que no sacrifica la facilidad de uso a cambio de unas capacidades completas de gestión de proyectos. Es tan fácil de usar y de aprender como Trello, y tan bueno como otros softwares de gestión de proyectos. Su mayor ventaja es el modelo de precios, que te permite incorporar tantos usuarios como quieras por una tarifa plana de 45 $ al mes.

Lo que me gusta

• Curva de aprendizaje mínima: ProofHub tiene una de las curvas de aprendizaje más reducidas. Viene con una interfaz de usuario sencilla, despejada y fácil de entender, lo que facilita su aprendizaje.
• Capacidades de colaboración integradas: ProofHub no solo ofrece gestión de tareas y proyectos, sino todo un conjunto de herramientas de colaboración, como chat integrado, debates de proyecto, notas colaborativas, revisión en línea, formularios personalizados y anuncios para toda la empresa.
• Escalado rentable: ProofHub cobra una tarifa plana. Puedes añadir usuarios ilimitados a la plataforma. Si tu equipo crece de 10 a 100 personas, el coste de la herramienta sigue siendo el mismo.

Posible inconveniente

Sin pago por usuario al mes: si eres un único usuario, ProofHub no es la opción ideal para ti. Sus precios ofrecen el mejor rendimiento para los equipos.

ProofHub es una plataforma potente con capacidades completas de gestión de proyectos y colaboración en equipo. Es más fácil de usar y de aprender, y tiene una curva de aprendizaje comparativamente más corta que otras plataformas de gestión de proyectos como Asana, ClickUp y Linear. Los precios, las capacidades y la facilidad de uso de ProofHub la convierten en una plataforma ideal para equipos de marketing, IT y operaciones.

7. Productive.io

Productive.io es una plataforma de gestión de proyectos y operaciones de negocio creada para agencias, consultorías y otros equipos de servicios profesionales. A diferencia del enfoque Kanban ligero de Trello, Productive combina la planificación de proyectos con la elaboración de presupuestos, la planificación de recursos, el seguimiento del tiempo, la facturación y los informes de rentabilidad en un mismo lugar. Los precios comienzan en 10 $/usuario/mes (facturación anual).

Lo que me gusta

Pensado para empresas de servicios: Productive está diseñado en torno a cómo trabajan realmente las agencias, ayudando a los equipos a gestionar proyectos, presupuestos, horas facturables y utilización sin depender de múltiples herramientas inconexas.

Planificación de recursos sólida: las funciones de programación y previsión facilitan equilibrar las cargas de trabajo y planificar la capacidad del equipo a lo largo de los proyectos. Con la reciente versión 5.0, Productive también introdujo una interfaz más moderna y flujos de trabajo más rápidos en toda la plataforma.

Posible inconveniente

Menos ligero: si solo necesitas una gestión de tareas sencilla, Productive puede resultar más orientado a las operaciones que herramientas como Trello o Linear.

Cómo elegir tu alternativa a Trello: cómo decidir

A la hora de seleccionar una herramienta de gestión de proyectos para sustituir a Trello, ten en cuenta estos factores clave:

Tamaño y estructura del equipo

• Equipo pequeño (1-10): considera el plan gratuito de ClickUp o el nivel básico de Asana.
• Equipo mediano (10-50): échale un vistazo a Monday.com o Asana para opciones escalables.
• Equipo grande (50+): Linear o ClickUp podrían ofrecer mejores funciones empresariales.

Caso de uso principal

• Desarrollo de software: Linear brilla aquí con su integración con GitHub.
• Campañas de marketing: el enfoque visual de Monday.com podría resultar beneficioso.
• Gestión de proyectos general: Asana ofrece un buen equilibrio para necesidades variadas.

Requisitos de funciones: tableros Kanban

• Haz una lista de tus funciones imprescindibles (por ejemplo, el seguimiento del tiempo, los campos personalizados, las automatizaciones).
• Compáralas con lo que ofrece cada herramienta. Por ejemplo, ClickUp es rico en funciones, mientras que Linear se centra en las funcionalidades esenciales.

Presupuesto

• Presupuesto ajustado: ClickUp comienza en 5 $/usuario/mes.
• Gama media: Monday.com y Linear a 8 $/usuario/mes.
• Presupuesto más alto: Asana a 10,99 $/usuario/mes podría ofrecer funciones más completas.

Curva de aprendizaje

• ¿Necesitas simplicidad? Asana podría ser la más fácil de adoptar.
• ¿Estás de acuerdo con cierta complejidad a cambio de potencia? ClickUp ofrece una personalización amplia.

Integraciones

1. Haz una lista de tus integraciones críticas (por ejemplo, Slack, Google Workspace, GitHub).
2. Comprueba las integraciones nativas de cada herramienta y la compatibilidad con Zapier.

Pasos a seguir

1. Identifica tus 3 principales retos de gestión de proyectos.
2. Regístrate en las pruebas gratuitas de 2 o 3 herramientas que parezcan ajustarse a tus necesidades.
3. Implica a los miembros clave del equipo en la prueba de cada herramienta durante una semana.
4. Compara impresiones sobre la experiencia de usuario, el encaje de las funciones y la adopción por parte del equipo.

Notas para decidir rápido:

• Si necesitas una solución visualmente atractiva y personalizable: prueba Monday.com
• Para un equilibrio entre potencia y simplicidad: Asana podría ser tu mejor apuesta
• Si te enfocas en la tecnología y valoras la velocidad: dale una oportunidad a Linear
• Cuando necesitas un referente todo en uno: ClickUp podría ser la respuesta

Recuerda que la mejor herramienta es la que tu equipo va a usar de verdad. Prioriza la facilidad de adopción y la alineación con tu flujo de trabajo por encima de una lista exhaustiva de funciones.

El coste oculto de cambiar de herramienta de gestión de proyectos

Elegir la herramienta de gestión de proyectos adecuada resuelve los problemas de flujo de trabajo, pero crea uno nuevo: la fragmentación de la información.

Tus tareas viven en Linear, pero los requisitos están en Notion, las opiniones de los clientes existen en los tickets de soporte y las decisiones técnicas se toman en hilos de Slack.

Los responsables de proyecto se convierten en puentes humanos que cambian constantemente de una herramienta a otra para reunir el contexto. Una simple pregunta como «¿Por qué despriorizamos la función X?» exige consultar varias plataformas para entender el panorama completo.

Slite Agent aborda esto buscando en todas tus herramientas de forma simultánea. En lugar de reconstruir manualmente el contexto de un proyecto a partir de cinco plataformas diferentes, pregunta «¿Qué bloqueó la función de pago móvil?» y obtén respuestas a partir de los tickets de Linear, las conversaciones de Slack, las opiniones del soporte y los documentos de planificación.

Slite Agent funciona junto a tu herramienta de gestión de proyectos y la potencia al garantizar un contexto completo para las decisiones. Por lo general se rentabiliza por sí solo al recuperar el tiempo que se dedica a buscar información de proyecto dispersa.